Styrelsen har inrättat ett antal kommittéer inom olika områden. Kommittéerna bereder ärenden som ska behandlas av styrelsen.

För styrelsen och Kommittén för forskningsstrategi skrivs protokoll av administrativ samordnare. Övriga kommittéer utser själva protokollförare. Fysikums protokollmall ska användas. Kontakta Beatrice Chaveroche för att få mallen.

Protokollen undertecknas digitalt av protokollföraren och justeras av ordföranden samt minst en justeringsperson. E-signaturtjänsten eduSign ska användas för digital signering. Det är viktigt att samtliga signaturer är i samma format.

Publicering på Fysikums interna hemsida

Samtliga protokoll publiceras på den interna hemsidan så att övriga medarbetare kan ta del av kommittéernas arbete. Det slutliga protokollet skickas i Word-format till Ronni Barouta. Bifoga också eventuella bilagor.

Arkivering

Det signerade protokollet ska arkiveras. Protokollet sparas i format PDF/A för att möjliggöra långtidsbevaring. Det signerade originalet och eventuella bilagor skickas till registrator Maria Högman via e-post till registrator@fysik.su.se.