Miljöhänsyn bör alltid tas vid bokning av tjänsteresor. Vid resor där möjligheten finns rekommenderas därför tåg framför flyg.

Medarbetare uppmanas att ta del av rese- och mötespolicy för Stockholms universitet. Det är inte tillåtet att använda Uber eller Airbnb för tjänsteresor.

Flygresor

Alla flygresor måste inhandlas genom resebyrån Egencia med vilken SU har tecknat ramavtal.

För att boka via Egencia behöver du en uppdaterad reseprofil. Om du har frågor om din reseprofil - kontakta din personaladministratör.

Information om bokning och länk till självbokningssystemet finns på Medarbetarwebben.

Tågresor

Stockholms universitet och SJ AB har ett avtal om tjänsteresor med tåg. Tågresor bokas via den upphandlade resebyrån eller SJ. I första hand ska SJ-biljetter köpas inom avtalet. Mer information finns i manual för tågbokning. Kontakta administrationen för att få institutionens kundnummer.

Varje enskild resa får övervägas med hänsyn till miljö, kostnad och möjlighet att arbeta på resan. Om prisskillnaden mellan 2 klass och 1 klass är försvarbar, finns möjlighet att köpa biljett i 1 klass om projektägaren och eventuell forskningsfinansiärs villkor tillåter.

Välj tåget även vid längre tjänsteresor

Flygresor bidrar till stor miljöpåverkan i form av utsläpp av koldioxid. Tåg rekommenderas därför framför flyg även vid längre tjänsteresor. Resebyrån Egencia hjälper till att söka och boka tågbiljetter.

Om priset för en tågbiljett är högre än priset för motsvarande flygbiljett betalar Fysikum mellanskillnaden. Det gäller även om en del av en flygresa ersätts med tåg. Om valet av tåg innebär att övernattning behövs, kan en extra hotellnatt också ersättas.

Det är resenärens uppgift att redovisa vad motsvarande ekonomibiljett med flyg skulle ha kostat hos Egencia. Gör så här för att ansöka om ersättningen:

  • Meddela administrationen att du önskar ersättning för mellanskillnaden för den aktuella resan. Detta görs via mejl till Mona Holgerstrand i samband med bokningen.
  • Bifoga ett underlag för vad motsvarande flygbiljett skulle ha kostat, exempelvis en skärmbild från Egencia. Det ska vara ekonomiklass och samma datum för att jämförelsen ska bli korrekt.

Taxiresor i Stockholm

SU har ett avtal för taxiresor inom Stockholms län. Tjänsteresa med taxi ska därför bokas genom en av leverantörerna: Taxi Kurir eller Sverigetaxi.

Båda leverantörerna ingår i Cabonline. Boka taxi via Cabonlines app, hemsida eller telefon 08-744 95 60.

För att registrera ett konto hos Cabonline:

  • Ladda ner appen Taxi Cabonline eller gå till https://boka.cabonline.com
  • Ange din SU-mejladress (@fysik.su.se) och begär nytt lösenord
  • Registrera ditt mobilnummer
  • Betalning sker via resekonto

Mer detaljerad information om kontoregistrering finns i avtalskatalogen.

För att boka taxi via telefon behöver du ringa från det nummer som är registrerat i din profil.

Observera att betalning via resekonto endast gäller förbeställd resa. Vid ej förbeställd resa behöver du betala direkt efter avslutat resa.

Kontakta administrationen för mer information.

Anställd med privat medresande vid tjänsteresa

Du som vill resa tillsammans med utomstående i samband med tjänsteresa får boka dennes biljett separat på egen hand.

Fysikum bokar och ersätter inte för privat medresande vid anställds tjänsteresa.

Möjlighet finns för anställda att i samband med bokning av tjänsteresa även boka biljett för privat medresande genom Egencia som då kan ta ut en serviceavgift.

Du som av någon anledning bor på hotell tillsammans med utomstående i samband med tjänsteresa, ska dra av 25 % per utomstående person av hotellkostnaden på din reseräkning.