Handlingar som ska bevaras ska skrivas ut eller kopieras enkelsidigt enligt Riksarkivets föreskrifter. Beslutet grundar sig bland annat på ett test utfört av SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut. Dubbelsidigt utskrivna eller kopierade handlingar lämpar sig inte för långtidsförvaring och informationsinnehållet riskerar att gå förlorat.

Viktiga dokument som t ex protokoll rekommenderas att skrivas ut på arkivbeständigt papper med vattenstämpel. Sådant papper finns i förrådet för kontorsmaterial (B4:0004).

Mer information finns under Arkivering och diarieföring vid Stockholms universitet.