Arbetsuppgifter

Som administratör på Fysikum har du ett brett uppdrag i en dynamisk internationell
miljö.
Du tillhör den administrativa avdelningen som består av tretton medarbetare inom
personal, ekonomi, studieadministration, studievägledning, registratur och arkiv,
kommunikation, IT och övrig administration.
Du kommer framför allt att vara verksam inom två av avdelningens huvudsakliga
ämnesområden; administrativt ledningsstöd (ca 50 procent) samt institutionens
registrator och arkivvårdare (ca 50 procent). Eftersom det administrativa arbetet på
institutionen täcker ett stort område kan andra administrativa arbetsuppgifter
förekomma.

Administrativt ledningsstöd

Du arbetar med administrativt stöd gentemot en av Fysikums internationellt
rekryterade professorer (Frank Wilczek, nobelpris i fysik 2004) och hans verksamhet.
I arbetet utgör du en länk mellan professorn, aktuella samarbetspartners och den
administrativa avdelningen. Du planerar möten och administrerar kalender, bokar
resor, hanterar inköp, beställningar samt konterar och följer upp dessa. Du hjälper
till att bevaka att universitetets regler och riktlinjer följs och utgör ett stöd i
kontakter med svenska myndigheter och vid behov med andra aktörer.
I arbetsuppgifterna ingår också att delta i arbete med att koordinera
sammankomster och workshops/konferenser och stödja i att ta fram rapportering av
ekonomiskt utfall för dessa.
Arbetet sker i nära samarbete med ytterligare en medarbetare på administrativa
avdelningen och i samråd med professorns administrativa stöd vid utländska
universitet, framför allt i USA och Kina.

Arkiv och registratur

Som registrator och arkivvårdare har du hand om diarieföring, dokumenthantering
och arkivering av institutionens allmänna handlingar utifrån lagar, regler och
universitetsgemensamma riktlinjer. Du ger råd och stöd till institutionens
medarbetare, följer upp ärenden och hanterar i förekommande fall förfrågningar om
utlämnande av allmänna handlingar.Rollen är under uppbyggnad och innebär en möjlighet för dig att utforma
arbetsformer och bygga upp rutiner för hanteringen av institutionens arbete med
arkiv och registratur. Arbetet sker i dialog med institutionens kontaktperson på
universitetets centrala arkivfunktion.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har högskoleutbildning eller motsvarande kompetens/erfarenhet
som bedöms som likvärdig.
Du har intresse och engagemang för att arbeta med administrativt ledningsstöd och
med arkiv och diarium. Tidigare erfarenhet av att arbeta med dessa arbetsuppgifter
är ett krav. Erfarenhet av dessa arbetsuppgifter från offentlig sektor är meriterande,
i synnerhet från universitets- och högskola. Kunskaper i ekonomi är meriterande.
Du har god förmåga att strukturera och organisera ditt arbete, är drivande,
lösningsfokuserad och arbetar självständigt. Du är mycket serviceinriktad och har
god samarbetsförmåga och kan skapa goda relationer till dem du möter i ditt arbete.
Du är också flexibel och kan hantera perioder av hög arbetsbelastning
Miljön du kommer att verka i är internationell och ditt arbetsspråk kommer att vara
både engelska och svenska. Det är därför viktigt att du har mycket god förmåga att
uttrycka dig i tal och skrift på såväl engelska som svenska.
Du har en hög digital kompetens och en vana vid att arbeta i
ärendehanteringssystem och andra administrativa datasystem samt Office-paketet.
Erfarenhet av arbete i diarie- och dokumenthanteringssystemet W3D3 är
meriterande.

 

Ref.nr SU FV-0325-19

Sista ansökningsdag: 2019-02-17

Fullständig information finns här.