Arbetsuppgifter

Du bistår i rekryteringsärenden, planerar möten och administrerar kalender, bokar resor, hanterar inköp, beställningar samt konterar och följer upp dessa. Du hjälper till att bevaka att universitetets regler och riktlinjer följs och utgör ett stöd i kontakter med svenska myndigheter och vid behov med andra aktörer.

En del av anställningen består i att delta i arbete med att organisera workshoppar och konferenser, bland annat två årliga evenemang i juni månad. I arbetet ingår att delta i planering, förberedelser och genomförande av konferenserna, administrativt efterarbete samt stöd i att ta fram rapportering av ekonomiskt utfall för dessa.

Arbetet sker i nära samarbete med ytterligare en medarbetare på administrativa avdelningen och i samråd med professorns administrativa stöd vid utländska universitet, framför allt i USA och Kina.

Även andra administrativa arbetsuppgifter förekommer, exempelvis andrahandsansvar för andra sakområden för att t.ex. under semestrar och perioder av hög arbetsbelastning bidra till hela administrativa avdelningens arbete. Du förväntas också att aktivt delta i aktuella utvecklingsarbeten när det gäller exempelvis processbeskrivningar och rutiner.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har högskoleutbildning eller motsvarande kompetens/erfarenhet som bedöms som likvärdig. Du har intresse och engagemang för att arbeta med administrativt stöd, i synnerhet chefsstöd, och med att organisera konferenser och events. Tidigare erfarenhet av att arbeta med dessa arbetsuppgifter är ett krav. Erfarenhet av dessa arbetsuppgifter från offentlig sektor är meriterande, i synnerhet från universitet och högskola. Kunskaper i ekonomi är meriterande.

Du har god förmåga att strukturera och organisera ditt arbete, är drivande, lösningsfokuserad och arbetar självständigt. Du är mycket serviceinriktad och har god samarbetsförmåga och kan skapa goda relationer till dem du möter i ditt arbete. Du är också flexibel och kan hantera perioder av hög arbetsbelastning. Miljön du kommer att verka i är internationell och ditt arbetsspråk kommer att vara både engelska och svenska. Det är därför viktigt att du har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på såväl engelska som svenska. Du har en hög digital kompetens och en vana vid arbete i administrativa datasystem och med webb, sociala medier samt Office-paketet.

Ref.nr SU FV-2544-19

Sista ansökningsdag: 2019-08-25

Fullständig information finns här.