Regulations at Stockholm University, in English, concerning the procedure can be found here:

For PhD students, Stockholm University regulations:
http://www.su.se/english/research/phd-studies/dissertation-defence-and-doctoral-degree

Regulations concerning PhD thesis defence at the Faculty of Science:
http://www.science.su.se/english/rules-regulations

The details specific for Fysikum are only given in Swedish below.

Hur ett disputationsärende handläggs vid Fysikum

Handläggningen följer universitetets och fakultetens regler, se

För anställda medarbetarwebben:
http://www.su.se/medarbetare/studieadministration/disputationsprocess

För doktorander Stockholms universitets huvudsida:
http://www.su.se/forskning/utbildning-på-forskarnivå/disputera-vid-universitetet-forskarexamen

För disputationer vid Naturvetenskapliga fakulteten:
Riktlinjer för disputation (172 Kb)
Eller websidan för mer information:
http://www.science.su.se/regelverk-och-beslut/riktlinjer-for-utbildning/riktlinjer-rorande-disputationer-1.59121

Delaktiga i processen på Fysikum är:

  • Ämnesansvarig: Sten Hellman
  • Studierektor för utbildning på forskarnivå: Per-Erik Tegnér
  • Administration: Isa Callderyd Öhman (huvudansvar), Mona Holgerstand (medicinsk strålningsfysik), Hilkka Jonsson, Gorica Nikolic.

Tidsgränser och detaljer som är specifika för Fysikum klarläggs i det följande men man måste följa de regler och föreskrifter som anges i länkarna ovan.

Ca 2-3 månader före disputationen

  • Minst två månader före den tänkta disputationsdagen skall doktoranden boka tid för disputation via formulär på universitets hemsida, se här. Då kontrolleras att det inte är någon annan disputation inom fakulteten samtidigt. Bokningsbekräftelse med datum och klockslag för disputationen skickas tillbaka via email. I bokningsbekräftelsen får doktoranden också information om vilken dag som blir spikdagen (spikdagen infaller i normalfallet tre terminsveckor före disputationen) och var man kan finna praktisk information på SU:s hemsida, se länkarna ovan. Disputation kan endast ske under perioden 15 augusti till 15 juni.
  • När datumet har godkänts av Studentavdelningen måste doktoranden boka sal för disputationen (i AlbaNovas reception). Doktoranden ska sedan meddela Isa Callderyd Öhman tid och plats för disputationen.
  • När avhandlingsarbetet närmar sig sin fullbordan ska manuskriptet, enligt fakultetens riktlinjer, diskuteras bland institutionens handledare och, vid behov, av sakkunniga utanför institutionen. På Fysikum görs detta genom att doktoranden håller ett avhandlingsseminarium inom forskningsavdelningen, senast ca 8 veckor före disputationen. Vid seminariet skall en bedömningsgrupp vara närvarande. Denna grupp, som utses av ämnesansvarig, består av ämnesansvarig eller studierektor för forskarutbildningen, handledare samt 2 lärare. Dess uppgift är att i samråd med handledaren avgöra om disputation skall tillrådas. Ämnesansvarig (f.n. Sten Hellman) skall kontaktas av handledaren senast 3 veckor före avhandlingsseminariet. Manuskript och artiklar skickas sedan i god tid av doktoranden till bedömningsgruppen. Avhandlingsseminariet kan hållas utanför terminstid men inte under semestertid. Perioden från midsommar till ca. 10 augusti är alltså undantagen. Den som vill ha seminariet tidigt i augusti måste kontakta ämnesansvarig i god tid före midsommar.
  • Doktoranden ansvarar för att avhandlingen trycks. Avhandlingen trycks på universitetets upphandlade tryckeri Publit (se universitetslänken ovan). Bibliotekets avhandlingsstöd (https://su.se/biblioteket/publicera) hjälper till med planering och kontakter med tryckeriet. De rekommenderar att du tar kontakt via tryck@sub.su.se senast 30 arbetsdagar före spikdagen för att planera tryckprocessen. Du kan även boka in ett möte för att få hjälp med mallar och andra praktiska detaljer. Institutionen täcker tryckkostnaden upp till en viss gräns (se punkten Ekonomi nedan). Avhandlingens ISBN-nummer fås via avhandlingsservice. Kontakta avhandlingsstöd i god tid (direkt efter godkänt avhandlingsseminarium rekommenderas) så att den tryckta avhandlingen garanterat finns vid spikningen, email: tryck@sub.su.se.
  • Spikning innebär att disputationen offentliggörs med angivande av tid och lokal samt att avhandlingen finns tillgänglig inför disputationen. Rektor har beslutat att den elektroniska spikningen av doktorsavhandlingar är den officiella och obligatoriska. Traditionell spikning på anslagstavla kan endast vara ett komplement. Spikningen innebär att abstract tillsammans med eventuell fulltext publiceras i databasen "Digitala vetenskapliga arkivet" DiVA. Uppgifterna för spikbladet registreras digitalt av doktoranden i DIVA innan avhandlingen skickas till tryckeriet. Tänk på att vara ute i god tid. Minst 7-8 veckor före disputationen rekommenderas.  Information om hur det går till finns via universitetslänkarna ovan.
    För frågor angående DiVA finns en kontaktperson på biblioteket, Ingela Tång. Avhandlingstitel och abstract skall alltid finnas på engelska även om avhandlingen är på annat språk. Det skall alltid finnas en sammanfattning av avhandlingen på svenska.
  • OBS alla avhandlingar kontrolleras med hjälp av ett plagieringskontrollverktyg för att se att de inte innehåller delar som är plagierade från andra publikationer/rapporter. Doktoranden skickar därför avhandlingsmanuskriptet i elektronisk form (pdf) till studierektor för forskarutbildningen (f.n. Per-Erik Tegnér) före avhandlingsseminariet.

7 veckor före disputationen

  • Om disputation tillråds efter avhandlingsseminariet skall handledaren fylla i ”Blanketten för disputationsanmälan” som finns på fakultetslänken ovan. För regler om betygsnämndens sammansättning m.m., se i slutet på blanketten. Blanketten ska först granskas och godkännas av Sten Hellman och sedan godkännas och e-postas till fakulteten av prefekten senast 7 veckor före disputationen. En utskrift av den ifyllda blanketten skall lämnas till Hilkka Jonsson. Hon diarieför blanketten. Även ovanstående kan ske utanför terminstid men även här måste hänsyn tas till semestrar och då inte bara vid Fysikum utan även vid fakulteten.
  • När beslutet kommer med e-post från fakulteten skickar Isa ut ett formellt brev till opponenten med besked om att han/hon blivit utsedd och får ett arvode för arbetet på 10000 kr. Opponenten får också information om ”Möjlighet till förhandsgranskning av avhandlingen” och om tid och plats för disputationen. Om det är en utländsk opponent får hon eller han en kort skriftlig information om hur en svensk disputation går till. Utländsk opponent skall fylla i en blankett ”Payment to foreign bank account”. Uppgifterna på blanketten används dels som underlag för skattemyndighetens beslut om skatteavdrag på arvodet och dels för utbetalningen av arvode och kostnadsersättning till opponenten. Ju tidigare Isa får in blanketten desto snabbare kan arvodet betalas ut. Det bästa är om opponenten fyller i och skickar tillbaka den i god tid före disputationen eftersom skattemyndigheten tar lång tid på sig att besluta. Opponenten måste också skicka en kopia på sitt pass. Om opponenten inte skickar uppgifterna i förväg är det viktigt att hon/han kommer till Isa och fyller i blanketten m.m. på plats.
  • Isa skickar också kopior av beslutet med uppgift om tid och plats för disputationen tillsammans med information om ”Möjlighet till förhandsgranskning av avhandling” och uppgift om vem som är samordnare för disputationen till ledamöter av betygsnämnden. Ett särskilt brev går till utländska ledamöter av betygsnämnden.

6 veckor före disputationen

  • Senast 6 veckor före disputationen ska doktoranden se till att opponent och betygsnämnd har ett exemplar av den tryckfärdiga avhandlingen. Kan skickas med e-post. Detta gör det möjligt för opponent och betygsnämnd att rekommendera att disputationen uppskjuts redan innan den officiellt tillkännagivits och innan avhandlingen tryckts. Rekommendation om att disputationen uppskjuts meddelas den i betygsnämnden som utsetts till samordnare, som genast tar kontakt med handledare och prefekt.
  • Om avhandlingen baseras på artiklar/manus som har flera författare ska doktorandens eget bidrag till avhandlingen redovisas till opponent och betygsnämnd. Görs i avhandlingen normalt.
  • Institutionen åläggs att se till att det finns en populärvetenskaplig sammanfattning av avhandlingen på svenska eller att avhandlingens abstract finns på svenska. Denna skall normalt finnas med i avhandlingen. Doktorand som inte kan svenska kan ta hjälp med detta hos handledaren.  

3 veckor

  • Doktoranden ansvarar för att avhandlingen är tryckt och levererad till universitetet senast klockan 12:00 dagen före spikdagen. För mer information om spikningsförfarandet och om antalet exemplar av avhandlingen som skall levereras se universitetslänkarna. För Fysikum gäller att Isa Callderyd Öhman ska ha ca 25 ex. Isa skickar ut avhandlingar till adresser enligt lista. Isa skickar ett ex av den tryckta avhandlingen till opponenten och till ledamöterna i betygsnämnden. Observera att de enligt ovan redan skall ha fått ett manuskript av doktoranden 6 veckor före disputationsdagen.
  • Observera, om du tänker disputera tidigt på höstterminen, att perioden 16 juni – 14 augusti inte räknas in i spikningsperioden. Om du t.ex. disputerar den 24 augusti måste avhandlingen spikas senast den 5 juni, och alla andra tidsgränser ovan måste justeras relativt detta spikningsdatum.
  • Tänk på att boka hotellrum i god tid för opponent och betygsnämnd som kommer resande! Vissa perioder är det svårt att hitta rum till vettigt pris.

Ekonomi

  • Handledaren ansvarar för budgeten för disputationens omkostnader, d.v.s. omkostnad för opponent och betygskommitté, tryckning av avhandling etc. Institutionen betalar dessa kostnader, dock med ett högsta belopp per disputation enligt följande:
  • Rese- och hotellkostnader för opponent från utlandet 10 000 kronor.
  • Rese- och hotellkostnader för opponent från Sverige 3 000 kronor.
  • Tryckkostnader för avhandling 16 000 kronor.
  • Kostnader för hela betygsnämnden 6000 kronor.
  • Kostnader utöver dessa betalas av handledarens anslag eller enhetens materielanslag.
    Varje kostnad räknas för sig. Lägre kostnad på en punkt får inte tillgodoräknas på en annan
    För att erhålla ersättningen/bidraget ska handledaren redovisa kostnaderna som uppstått i samband med disputationen till administrationen. När underlaget är attesterat av prefekt bokför administrationen ersättningen/bidraget på det projekt eller den enhet som ursprungligen belastade kostnaden. För andra kostnader som kan uppstå i samband med disputationen (t.ex. representationskostnader) lämnas ingen ersättning från institutionens allmänna medel. Arvodet till opponenten, f.n. 10 000 kronor, redovisas som personalkostnad och betalas ut direkt från institutionen, det belastar inte enskilt forskningsprojekt eller forskargrupps enhet. Om opponenten/betygsnämnden har lagt ut pengar för sina biljetter själv måste biljetterna skickas hit efteråt i original, liksom alla andra kvitton, för t.ex. taxi och biljetter för lokala resor.

Disputationstillfället

  • Isa (eller Mona Holgerstrand för medicinsk strålningsfysik) ordnar med blommor och mineralvatten och flaggning till disputationen (vasen tillhör institutionen och skall lämnas tillbaka till Isa/Mona efter disputationen!).
  • Efter disputationen skall vid betygsnämndens sammanträde ett protokollformulär fyllas i. Detta lämnas i original till Isa Callderyd Öhman. Isa sparar en kopia av protokollet och skickar in originalet till registrator. Formuläret för protokollet skickas ut före disputationen av Studentavdelningen till ordföranden för disputationen.
  • Alla officiella handlingar beträffande disputationer samlas i en särskild pärm hos Isa Callderyd Öhman.

Efter disputationen

  • Efter disputationen skickar Isa in underlaget för arvodesutbetalningen till förvaltningen och ordnar så att opponent och ev. ledamöter av betygsnämnden får ersättning för utlägg.
  • Efter disputationen registrerar Gorica Nikolic på studentexpeditionen denna i Ladok. Handledaren ansvarar för att alla kurser som ingår i doktorsexamen blir registrerade i Ladok (på blankett som lämnas till Gorica). När disputation och samtliga kurser är registrerade i Ladok kan ansökan om doktorsexamen ske.
  • Doktoranden ansöker om att erhålla doktorsexamen, görs via internet på Minastudier.su.se Obs!Examensdatum blir det datum ansökan skickades in, oavsett när disputation skett eller när kurserna slutförts.
  • Stockholms universitet arrangerar doktorspromotion sista fredagen i september varje år. I mitten av juni skickas inbjudningar ut till dem som tagit ut doktorsexamen under läsåret. För mer information se universitetslänkarna ovan.